8 Comunicación del equipo
El equipo tendrá que comunicarse. Hay que tomar dos decisiones principales: cómo hacer anuncios y cómo mantener conversaciones. También es probable que quieras crear una serie de cuentas en las redes sociales, aunque no pienses utilizarlas de inmediato.
8.1 Comunicados
El correo electrónico es probablemente la forma más común de hacer comunicados.
Casi siempre es preferible utilizar una lista de correos electrónicos gestionado (listserve) que enviar correos electrónicos a cada miembro individualmente. (Si tienes que hacerlo al principio; por favor ciega los correos electrónicos CC para evitar la catastofre de que todas las personas reciban las respuestas. Un correo electrónico gestionado permite que la gente se inscriba y se elimine de la lista, y garantiza que se cumplan las leyes anti-spam aplicables.
- Google Groups
- Muy fácil de configurar
- Número ilimitado de miembros y mensajes
- Interfaz sencilla; las estadísticas son más difíciles de conseguir
- MailChimp
- La cuenta gratuita tiene un límite de 500 contactos, 2500 correos electrónicos/mes y 500 correos electrónicos/día
- 15% de descuento en las cuentas de pago para organizaciones sin fines de lucro
- Bonitas plantillas y estadísticas sobre el alcance que tienen los correos electrónicos
- WordPress
- Si vas a crear una página web en WordPress (Section 10.3.3), también puedes usarla para gestionar la afiliación y enviar correos electrónicos
Es probable que al principio sólo utilices la lista de correo para anuncios puntuales. A medida que su organización madure, probablemente querrá crear un boletín periódico.
8.2 Discusiones
Su grupo tendrá muchas cosas que discutir y necesitarán un foro para hacerlo. Algunas cosas que se deben tener en cuenta a la hora de elegir una plataforma:
- ¿Es la plataforma accesible a todos los/as miembros?
- ¿Cuáles son los límites en cuanto a número de miembros, mensajes, tiempo, canales y capacidad de archivo?
- ¿El servicio es gratuito y es probable que siga siéndolo a medida que su equipo crece?
- ¿La plataforma ofrece suficientes canales e hilos para la complejidad de sus proyectos? Por ejemplo, ¿las personas pueden suscribirse sólo a los canales que les interesan?
- ¿Se puede integrar otras herramientas en el servicio que se quiere utilizar (por ejemplo, Google Drive, calendarios)?
- ¿Necesitas un videochat integrado? La mayoría de los académicos tienen acceso a Zoom institucional, por lo que pueden utilizarlo para reuniones virtuales.
Slack solía ser la plataforma de preferencia para grupos de ciencia colaborativa (“big team”). Era fácil crear un grupo gratuito y conseguir que la gente se uniera. Sin embargo, con la reciente introducción de un límite de 90 días para ver las publicaciones pasadas para la versión gratuita, ya no puedo recomendarla. El descuento académico es del 85%, pero eso sigue siendo 0.78 dólares (EE.UU.) por usuario activo/a al mes, lo que hace que sea difícil de pagar para los equipos que son grandes y activos.
Discord tiene muchas de las mismas funciones y una interfaz de usuario similar a la de Slack, sin el límite de 90 días. También tiene una función de chat de voz.
Mattermost es un clon de Slack de código abierto, pero no lo he probado.
Basecamp es una aplicación de gestión de proyectos de la que he oído buenas cosas, pero que no he probado. Solo es gratuita hasta 20 usuarios, y 99 dólares al mes después para equipos de cualquier tamaño, así que probablemente no sea la primera opción para un equipo nuevo.
Microsoft Teams puede parecer una buena alternativa si tu universidad ya la usar, pero registrarse desde una nueva organización puede ser complicado y la aplicación de escritorio es un desastre para muchas personas.
GitHub Discussions cpuede ser una buena solución si tu grupo ya tiene un enfoque de programación y la mayoría de los y las integrantes tienen o no se opondrían a obtener una cuenta de github (ver Section 9.5). A pesar de ser el repositorio de referencia para el software de código abierto, GitHub es propiedad de Microsoft, lo que puede afectar tu opinión. El Code Check Club actualmente utiliza las discusiones de github para dar anuncios (los miembros pueden optar por un resumen por correo electrónico, “email digest”), pero la discusión real ha disminuido realmente desde que nos mudamos fuera de Slack.
Canvas se utiliza normalmente para la gestión de la enseñanza, pero la brillante Erin Buchanan ha reutilizado este software VLE/LMS de código abierto para el sitio de los/as miembros de la PSA. No es algo que recomiende para un grupo nuevo, pero sí algo para pensar a medida que crece. Puede ser una solución todo en uno para el seguimiento de los/as miembros, los anuncios por correo electrónico y la gestión de proyectos, pero requiere de un/a miembro/a con algunos conocimientos y recursos especializados para hospedar el sitio.